一、可行性研究階段
在舉辦大型活動之前，我們必須預(yù)先對活動能否安全穩(wěn)妥舉辦并實(shí)現(xiàn)預(yù)期效果進(jìn)行詳細(xì)的研究，以確保大型活動決策的正確。在廣泛、深入調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，不僅要充分論證活動的必要性、可行性，還要對各種活動預(yù)案進(jìn)行比較分析論證，提早研究活動實(shí)施過程中可能遇到的突發(fā)性問題，并準(zhǔn)備好周密的處置方案。同時，還要考慮活動實(shí)施后的政治輿論、社會影響、經(jīng)濟(jì)效益的科學(xué)預(yù)測和效果評估。

二、審查批準(zhǔn)階段
一般大型活動舉辦前需要取得公安、文化等部門的行政許可。多數(shù)情況下，由于需要設(shè)置戶外大型廣告、搭建大會展臺及布線等，又涉及市政市容、安全生產(chǎn)、消防等部門的職能。事前要把活動現(xiàn)場的效果圖、平面圖、電路圖等遞交有關(guān)部門審查和批準(zhǔn)，建設(shè)過程中還需要這些部門進(jìn)行安全檢查等?；顒又懈鞑块T要協(xié)同制定有關(guān)技術(shù)方案，根據(jù)不同的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)準(zhǔn)則，提出嚴(yán)格的要求，進(jìn)而制定科學(xué)、合理、可行的大型活動策劃方案，并協(xié)同組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，共同確保活動順利進(jìn)行。

三、組織協(xié)調(diào)階段
組織協(xié)調(diào)是大型活動順利進(jìn)行最重要的環(huán)節(jié)。大型活動是復(fù)雜的開放型系統(tǒng)，諸多活動板塊和環(huán)節(jié)會產(chǎn)生不特定的溝通對象，每個對象都要采用相應(yīng)的方式與之進(jìn)行有效溝通。因此，大型活動的組織協(xié)調(diào)工作要特別注意方式方法，既要有召開協(xié)調(diào)會議形成的書面文件、會議紀(jì)要等正式溝通，也要有口頭表達(dá)、郵件聯(lián)絡(luò)、電話、短信等即時溝通，以確保溝通的有效性。

四、進(jìn)程控制階段
大型活動的進(jìn)程控制就是組織者在活動過程中對節(jié)點(diǎn)的控制。這些節(jié)點(diǎn)主要包括活動的開幕、閉幕以及各個環(huán)節(jié)的銜接點(diǎn)。首先是開幕、閉幕時機(jī)選擇要慎重。其次要有完整的項(xiàng)目進(jìn)程計(jì)劃。包括總體計(jì)劃、分項(xiàng)計(jì)劃和滾動計(jì)劃等內(nèi)容。俗話說“計(jì)劃趕不上變化”，再科學(xué)、系統(tǒng)的活動策劃在組織執(zhí)行中也會有諸多變數(shù)。因此任何計(jì)劃都要有預(yù)案或第二方案，活動一旦開始，預(yù)定的條件和環(huán)境發(fā)生變化，既定方案也須相應(yīng)調(diào)整。

五、風(fēng)險控制和應(yīng)急管理階段
任何“風(fēng)險”都是大型活動的大敵。對于重大會議、賽事活動，可能會出現(xiàn)現(xiàn)場組織混亂、飲食衛(wèi)生不達(dá)標(biāo)，還有可能是移動信號不好、聯(lián)絡(luò)不暢等;另外，嚴(yán)重的會出現(xiàn)恐怖襲擊、惡劣天氣等。因此，我們要將風(fēng)險管理的意識貫穿到活動的始終，對任何潛在的風(fēng)險進(jìn)行識別和分析，并制定相應(yīng)的對策。