1.事先確定好活動清單
在活動清單表上我們需注明會議要求的所有重要條件，便于各個場所的比較和選擇。這一方面，該系統(tǒng)內的數(shù)據將對選擇場地的過程，大大提高效率。

2.綜合考慮會議類型與場所的搭配
比如研究和開發(fā)會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)的環(huán)境。而對于交易會和新產品展示會，需要選擇有展示空間的場所，會場交通必須便利等等。
3.實地考察
考察場地非常重要，要做好充分的準備，要約見會議方及場地方都能做決策的人。這樣有利以后解決可能出現(xiàn)的交易問題。

4.活動整體規(guī)劃
確定了場地，策劃的工作接下來就會比較順利，整個會議策劃方案也會很快確定好。我們要做的就是先把整個會議的流程和方案想象出來，越具體越好招開策劃動腦會。