第一、組織會議班組，確定每個人員的工作責任。大型公司舉辦會議的時候，都會制定詳細額會議工作方案的，所以，實現(xiàn)確定一個專門的會議班組很有必要，最起碼有助于分工，提升會議準備的各項工作順利完成。
第二、發(fā)出會議相關(guān)通知，會議通知包含的內(nèi)容比較廣，比如，會議內(nèi)容以及會議名稱以及會議的具體日期、時間與地點、相關(guān)與會人員等等。
第三、印刷一些會議日程，編排好會議的各項程序，制定好會議的相關(guān)注意事項，有助于會議順利進展。
第四、大型會議需要在會議正式進行之前進行編組，且提出小組召集人和地點予以討論。
第五、專業(yè)會議公司告訴我們，大型會議與一般的會議策劃不一樣，大型會議需要印刷一些會議憑證，比如，出席證和工作證以及就餐證和請柬等等。這些都是與會所不可或缺的憑證。最后，會場布置也極為重要。比如，會場布置一定要展示出公司的會議氛圍。另外，會議公司策劃人員建議我們在會場之處要懸掛會議標志與會議徽記以及會議旗幟等等，這是展現(xiàn)會議參與者主體的重要表現(xiàn)方式。另外還需設(shè)置主席臺，落實主席臺領(lǐng)導、安排座位、設(shè)置發(fā)言席，擺設(shè)話筒以及語音設(shè)備，確保音響效果。當然，為了烘托會議會場的氛圍，還可以在四周擺設(shè)一些花卉，但一定要注意會場通風、照明完好，才能保證會議順利進行。