在安排會(huì)議議程還應(yīng)充分考慮保障條件。條件具備時(shí)盡可能安排得豐富些，條件有限時(shí)則應(yīng)本著簡(jiǎn)便易行的原則安排。如會(huì)議經(jīng)費(fèi)充裕、道路條件較好、車輛較多時(shí)，可安排現(xiàn)場(chǎng)參觀活動(dòng)，以豐富會(huì)議內(nèi)容。沒(méi)有這些條件，安排就要從簡(jiǎn)。在安排會(huì)議議程時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

1、提前準(zhǔn)備提供必要的有關(guān)資料及相關(guān)文件，并且通話人員隨時(shí)候命，準(zhǔn)備接聽(tīng)緊急電話并及時(shí)通知所要求的通話人。

2、嘉賓入席，引導(dǎo)與會(huì)代表前往至指定席位，并且需要在整個(gè)的過(guò)程中記錄會(huì)議及代表的發(fā)言等內(nèi)容。

3、會(huì)議服務(wù)公司要檢查工作人員如同警衛(wèi)、聲音傳譯員、電工等是否均已到位。另外，還需要確認(rèn)各種現(xiàn)場(chǎng)設(shè)施是否正常如空調(diào)、電力、音響以及同聲傳譯等。

4、在場(chǎng)內(nèi)分發(fā)代表發(fā)言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發(fā)言稿通常在該代表發(fā)言期間分發(fā)。

5、會(huì)議開(kāi)始前，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的注冊(cè)登記，包括領(lǐng)取代表證件和簽到、會(huì)議文件及紀(jì)念品等。