會議會務(wù)想要順利舉行,離不開一個好的策劃方案,和一個的執(zhí)行團隊,二者缺一不可,所以在選擇會議策劃公司的時候需要特別謹慎,下面為大家介紹一下企業(yè)會議會務(wù)如何策劃和會議活動策劃需要注意的三大事項!

一、企業(yè)會議會務(wù)如何策劃

1、時間規(guī)劃

一個良好的時間規(guī)劃是活動方案能夠有條不紊執(zhí)行的保障.時間規(guī)劃至少要有兩份,一份是在活動籌備期的時間規(guī)劃,一個是活動執(zhí)行當天的時間規(guī)劃.

先說籌備期時間規(guī)劃,整個活動籌備期短則二十天,長則二三個月.因此,需要對時間進行合理的規(guī)劃,才能使時間充分高效地利用.活動籌備期的時間可以大致可以分為三個節(jié)點,前期、中期、后期.

對每個時期內(nèi)要完成的事項進行詳細的統(tǒng)計,在規(guī)定的時間內(nèi),對活動進行檢查與落實.其次,就是活動執(zhí)行時間的規(guī)劃,活動執(zhí)行時間一般是幾個小時,時間規(guī)劃要"細",細到每一分鐘.

場上所有的活動在規(guī)定的時間內(nèi)進行完,不可超出時間.因為整個活動是一個整體,一項活動超時就直接影響到下一步流程,進而影響到整個活動質(zhì)量好壞.這就是活動的時間規(guī)劃.

2、場地規(guī)劃

再來說場地規(guī)劃,場地在整個活動方案中涉及很多不可控的因素.場地一般分為室內(nèi)和戶外.戶外的活動,天氣是個大問題,一定要保證天氣好,活動才能收獲好的效果.這里需要做兩件事.

,提前去當?shù)貧庀缶至私饣顒赢斕斓奶鞖?其次,找好備用場地.這樣才能保證活動不會因天氣原因而取消.在室內(nèi)的話,重要的因素就是麥克風和音響了,麥克風和音響一定要反復調(diào)試,確保沒問題.

3、人員規(guī)劃

人員規(guī)劃是整個活動方案的核心,所有活動的設(shè)想都需要用人員去支撐落地,而人員的安排可分為統(tǒng)籌性的總負責人和具體執(zhí)行人.

總負責人所要關(guān)注的問題就是整個活動是否按照之前的時間規(guī)劃推進,整個活動進行的是否流暢.對具體執(zhí)行人來說,一定要以大局為重,認真且無條件地執(zhí)行總負責人各項決策.執(zhí)行人不應(yīng)該有自己的思維和主張的,按照既定的流程走落地就好.

二、會議活動策劃需要注意哪三大事項

1、有鮮明的目的性

會議活動策劃的目的性不是指這個單一活動的目的,而應(yīng)該是圍繞整個組織機構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標而確立的目的.一個組織和機構(gòu)一定要關(guān)注自身的社會形象.

如果靠欺騙的手法,即使一時占領(lǐng)了銷售市場,那也只是暫時而已.因此,活動的目的性應(yīng)該站在社會綜合的立場上,并不僅僅是站在我們某一個企業(yè)的立場上.

2、廣泛的社會傳播性

大型會議活動本身就是一個傳播媒介.作為一個傳播媒介,它要盡可能大地發(fā)揮其傳播媒介的作用,取得良好的傳播效果和廣泛的社會影響.大型會議活動在沒有開始組織前是不發(fā)生傳播作用的,一旦活動的工作展開,它就會開始發(fā)揮傳播作用.

這個時候,可以將活動發(fā)揮作用分為三個階段,活動前期、活動中期、活動后期.在活動組織的三個階段有不同的特點,應(yīng)有不同的公關(guān)手段來推動活動的傳播.另外,還要注意一點,所有的公關(guān)手段都需要注意一點.不同的活動所面對的群體不一樣,在選擇公關(guān)手段時一定要從活動所面對的群體特點入手.

3、嚴密的操作性

舉辦一場大型活動不像拍電影,出問題了可以再拍一條.舉辦一場大型活動就是一次現(xiàn)場直播,前期所有的服務(wù)都是為正式舉行活動的那一天服務(wù),所有人幾個月的努力都系在活動正式舉辦.正所謂,成敗在此一舉.

所以,活動當天的現(xiàn)場執(zhí)行一定是重中之重.在活動正式舉辦的前兩天,要認真落實與活動有關(guān)的所有事項,確保所有事項都以準備到位.在活動準備前期還要對所有參與活動的人員進行培訓,強調(diào)每個人各自工作的重要性,要求員工高度重視,一絲不茍.

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